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Depuis quand n’avez vous pas fait de travail de vérification de votre facture mobile ?
De l’avis général de nos clients, le sujet est rébarbatif du fait de la difficulté à obtenir les informations.
Mais si vous comptez parmi vos effectifs des collaborateurs se déplaçant dans le monde, les sommes en jeux peuvent être conséquentes et les économies potentielles sont au minimum de 30% et atteignent fréquemment les 80%. L’effort est donc à comparer au montant des économies réalisables annuellement.

Car derrière une apparente simplicité, les offres d’opérateurs sont à peu près les seules à proposer autant d’option et conditions d’applications qui rendent le calcul du coût réel compliqué à obtenir.
Rappelons que le vrai coût est celui du prix d’une unité ;
Le prix d’une minute d’appel reçue au Sénégal ou émise depuis le Vietnam, ou le Mo de connexion à l’internet depuis la Russie par exemple.

Avez-vous déjà demandé, et surtout pu obtenir un détail électronique de vos communications sans avoir à relancer votre correspondant commercial ?
Le détail comportait-il le pays et non seulement la zone d’appel ou de connexion internet ? Sinon la comparaison avec un autre opérateur va être compliquée ; chacun définissant ses propres zones.
Car si vous disposez de ces éléments et que vous êtes à l’aise avec les filtres et tableau croisés dynamiques, l’analyse est très rapide à exécuter.

L’analyse de ces offres fait l’objet d’un autre article que vous pourrez découvrir ultérieurement

Par ou commencer? Votre facture tout simplement

Comme vous peut être, nombre de ceux qui ont en charge de souscrire les contrats et suivre le budget téléphonie mobile, ce sujet fait partie des sujets parmi les plus compliqués.

Nous allons toutefois tenter de relevé le défi et rendre simple ce qui aurait dû le rester.
Munissez vous de vos factures et en avant le tableur

La règle de 3 : pas mieux..

Si votre activité exclusivement national le travail sera assez simple, le mode de facturation étant la plupart du temps de l’illimité.

Vous pourrez essentiellement vérifier si les options souscrites comme les illimités sont les bonnes options.

Par contre si vous opérez à l’international, et que vous avez souscrit des offres espérant limiter les dépenses(appels/internet), l’analyse va être beaucoup plus complexe.

Décoder vos factures

Avec un peu de patience et un calcul simple vous obtenez déjà de précieuses informations

Pas de consommations à l’international : quelques minutes suffisent

Le point de départ est d’établir une feuille en reportant :

  • Le montant Ht de la facture
  • Le nombre de ligne actives
  • Divisez le montant par le nombre de lignes

Montant HT/Nombre de lignes = Dépense mensuelle/ligne

Réalisez ce calcul sur un période suffisante d’au minimum 6 mois afin d’éviter les impacts liés à la saisonnalité ou à l’impact d’un évènement particulier.

Vous disposez déjà d’un indicateur pertinent et parfois suffisant

En effet, si le territoire de votre entreprise est exclusivement national, la moyenne doit être très proche du montant de l’abonnement si vous avez souscrit des “Illimités”.
Sinon une première étude est à faire pour chercher l’origine d’un éventuel écart.
Les causes possible sont limitées aux n° spéciaux surtaxés ou à des services de renvois d’appels, MMS ou un dépassement de la Data.

Le sujet ses numéros téléphoniques à tarification spéciale est traité dans un autre article

Si sur une période de 6 mois ou plus, le montant moyen est à +/-10% du montant moyen des offres souscrites, vous pouvez arrêter là vos investigations.

Illimités, forfaits ou options ; vérifiez leur intérêt.

Il vous reste a vérifier si les services souscrits correspondent bien aux besoins suivant l’utilisation réelle.
Pour les lignes ayant souscrit des forfaits/illimités, identifiez les consommations réellement effectuées.

Additionnez le total de vos consommations : 
En durées pour les communications téléphoniques
En Mo pour les connexions internet  
Attention à vérifier l’unité de mesure indiquées par les opérateurs sur vos factures

Rappel des unités de calcul
Pour la data (internet) : 1024 octets
1Giga=1024Mo/ 1Mo= 1024 Octet
Pour la téléphonie : 60
60 pour les durées 1 heure=60 minutes=3600 secondes

BON A SAVOIR
Pour transformer une valeur HH:MM:SS en minutes dans votre tableur, multiplier la valeur dans cellule par 1440 vous obtiendrez le nombre de minutes

Comparez ces consommations au montant des forfaits pour obtenir le coût de la minute ou du Mo et comparez ce coût au tarif “compteur”.
Montant du forfait/Nombre d’unités consommées= Prix à la Minute ou Mo.
Et comparer à un tarif variant uniquement à la consommation.

Le cas plus complexe des offres multi-services

Ces offres combinant plusieurs produits/services sont évidemment plus complexes à décoder et certains mauvais esprits pensent que c’est fait exprès 🙂
Dans ce cas vous pouvez calculer un ratio entre le prix de la ‘ et celui du Mo. 
Exemple “simple” si le prix tarif du Mo est de 1€ et celui de la minute de 0,50€.
Appliquer un coef de 0,5 pour la téléphonie.  (1Mo data=2’ téléphonie)   

Votre entreprise a des collaborateurs à l’international, l’analyse se complique un peu et dans pratiquement tous les cas ou vous avez des déplacements au delà de l’UE, il sera très souvent nécessaire d’aller au delà.

Les communications internationales et de “roaming”

Vous allez devoir ventiler les lignes suivant le territoire ou destinations de vos collaborateurs 

  • Lignes France uniquement (comme vu précédemment)
  • Lignes France + Union Européenne dont les tarifs sont proches du national

Somme des abonnements souscrits/ Nombre de lignes = Montant théorique  

Montant total de la facture- Montant théorique=Hors forfaits =>L’international; les abonnements, forfaits, consommations et services divers..

Un premier indicateur qui peut orienter vos recherches

Vous avez isolé les dépenses nationales, et éventuellement les “extras” nationaux vus plus haut.
Le montant résultant représente la somme des dépenses pour l’international.
Divisez ce montant par le nombre de vos collaborateurs internationaux.

Le coût mensuel moyen pour vos grands voyageurs

Mais à la différence de la France ou le tarif est unique, une simple moyenne ne suffit pas.

A l’international le coût des connexions internet ou des minutes de téléphonie peut être multiplié par 10 et de plus les tarifs varient suivant les Zones tarifaires et les pays de séjour des collaborateurs.

Ces écarts importants et les offres qui vous sont proposées par les opérateurs traditionnels  ne permettent pas d’identifier facilement les coûts.

Illustration par l’exemple

Nous prenons l’exemple d’une société fictive comptant 60 lignes mobiles

Les forfaits suivants ont été souscrits:
15 Lignes France à 15€,
35 Lignes France=UE à 19€,
10 Forfaits “internationaux” 90€.

Les abonnements de base sont donc : (15*15€)+(35*19€)+(10*90€)= 1.790

La société reçoit une facture en fin de mois pour un montant total de 3.780
Les “hors forfaits” et sommes non « planifiées » sont donc de 3.780- 1.790 =1.990€, soit autant que la part des forfaits initialement prévue

La partie France UE est de 890€  et l’on considère qu’il n’y a pas d’extras pour la part nationale

Le prix moyen est de : 890/(15+35)= 17,8€ 

Et la partie internationale
(10*90=900) pour les abonnement + 1990€ de hors forfaits =  2890€

La dépense moyenne/voyageur est de (2890€/10)= 289€ 

La loi des 20/80

En effet, très souvent, 80% de la facture est due à ces grands voyageurs qui sont souvent moins de 20% de vos effectifs.

La difficulté tient au fait que les coûts sont répartis en plusieurs endroits de la facture :

Tout d’abord dans le corps de la facture les parties forfaitaires, abonnements et options. Cette partie est assez visible mais n’est jamais la plus importante en valeur :

  • Les abonnements et forfait internationaux
  • Options et services activables suivant les besoins

Ce sont les consommations hors forfaits qu’il faut étudier de plus près et qui sont plus difficilement identifiables :

  • Les consommations comprises dans les forfaits et options dont le coût indiqué à “0” doit être retraité
  • Les consommations au delà des options et forfaits
  • Les consommations non comprises dans les options et forfait



Le jeu de piste des consommations internationales

Il vous faut additionner les consommations internationales en volume
par zones tarifaires ou mieux par pays quand l’information est disponible

Ensuite séparer  les services:
-L’internet (3/4G) en Mo
-Les MMS

La téléphonie en Minutes avec une ventilation: 
Les appels reçus (roaming in)
Les appels émis (roaming out) dont le coût est 4 fois plus élevé qu’un appel reçu.
Les SMS

Et faire la somme pour calculer le montant total :

  • Les durées de communications téléphoniques voix en Minutes ou Heures avec la somme du coût
  • Et les consommations data 3/4G avec le montant total payé

Et enfin diviser les coûts pas l’unité de mesure le Mo de connexion internet ou la Minute de téléphonie.

Les offres internationales complexifient encore le calcul en associant plusieurs produits/services.
Par exemple une offre avec 3 Go de data et 30’ de communications émises et 1 heure d’appels reçus depuis les pays de la zone X 

Dans ce cas vous pouvez calculer un ratio entre le prix de la ‘ et celui du Mo. 
Exemple “simple” si le prix tarif du Mo est de 1€ et celui de la minute de 0,50€.
Appliquer un coef de 0,5 pour la téléphonie.  (1Mo data=2’ téléphonie)   

Exigez le détail de vos consommations

Payez vous vos facture sans vérifier les quantités livrées ?

C’est pourtant ce que vous faites sans doute actuellement en l’absence du détail électronique de vos consommations encore appelés « tickets » ou CDR (Call detail report).
Votre opérateur vous adresse sans doute en complément de la facture des « états de synthèse » qui sont certes utiles mais insuffisant pour un suivi rigoureux et ne justifient pas les consommations facturées.

Il y a encore quelques année et peut être encore quelques cas isolé en 2019, la plupart des opérateurs vous adressaient le détail de vos appels sur support papier. Désormais en « pdf », ces éléments sont toujours aussi inexploitable.

L’exploitation de vos factures “papier” nécessite du temps et de l’attention.
Que dire s’il vous faut vérifier les consommations présentées sous la forme d’une succession de ligne de numéros de téléphones.
Ingérable et sans intérêt, alors qu’à partir du fichier de ces communications et avec l’aide de votre « tableur » préféré, vous pouvez réaliser en quelques secondes des analyses pertinentes et utile à votre suivi budgétaire.

Demandez un accès à l’espace client de votre opérateur

La plupart des opérateurs proposent ou fournissent un espace client à partir duquel vous pouvez télécharger vos factures et payer.

Mais vous devez également avoir accès au détail de vos consommations qui sont obligatoirement stockées par votre opérateur.
Désormais un espace client est la plupart du temps proposé à un tarif symbolique voir la plupart du temps gratuit éventuellement après négociation.

Accédez au portail et téléchargez le détail de vos consommations 

En quelques requêtes vous pouvez établir une analyse précise de vos coûts.

Vous pouvez également nous demander de faire le travail ; cela fait partie de notre quotidien  

Allez plus loin avec le TEM

Les solutions “TEM” qui siginifie Télécoms Expense Management, sont des applications qui collectent automatiquement les données de vos opérateurs et mettent à votre disposition un outil vous permettant la mise en forme des rapports en fonction de vos besoins .
Les possibilités sont nombreuses et riches.

Ces services en ligne vous permettent d’automatiser le suivi de vos dépenses et pour les plus abouties gèrent également les achats de terminaux et leur réparation.

La mise en place de ce type de solution ne s’envisage pas à moins d’une centaine de lignes actives.

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